指示の受け方

■指示を受ける時の5つのポイント
1. 呼ばれたらはっきりと返事をする
2. メモを持参(5W2Hを意識)
3. しっかり聞いて要点をメモする
4. 不明な点は質問して明確化する
5. 復唱して確認


■5W2Hとは?
・When   いつ(いつから、いつまで、どのタイミングで)
・Where  どこで(どの場所で、どの部署で)
・Who   誰が(誰に、誰と、誰を)
・What   何を(何が)
・Why   なぜ(理由は、目的は)
・How   どのように(どのような方法で、どのような進め方で)
・How much どのくらい(何円など費用に関すること、何個、何メートル、何時間)

特に注意したいのは、「なぜ」と「どのように」です。

・Why:なぜ?
指示で提示された仕事の目的を確認することで、重要度の理解、判断に迷った際の行動方針の理解、より効率的かつ効果的な方法の提案ができる可能性があります。

・How:どのように
手段を確認することで、具体的な作業イメージができ、自分が進めた場合、どうすれば効率よく仕事がこなせるかを考えることができます。また、仕事を指示する方は、「おそらくこのやり方でできるはず」というイメージのみを伝えてくる場合があるので、さらに5W2Hの質問で相手のイメージを具体化し、何をいつ、どこで、どの手順で進めるかについて、指示する側とされた側双方の認識を合わせることが重要です。


■聞き上手になるためのプラスアルファ
①相槌、認識があっているかの確認をしながら聞いてくれる人
②途中で話を遮らない人
③頭ごなしに否定をせず、最後まで話を聞いてくれる人
④メモを取りつつ、具体的な情報(数字・データ)に関して復唱しながら聞いてくれる人