報・連・相(ホウ・レン・ソウ)

 報告(ホウ)、連絡(レン)、相談(ソウ)の頭文字を取った基礎的なビジネススキルです。

【 報告(ホウ) 】 

1. 報告のポイント
報告の原則は「素早く簡潔に」行うことです。
上司に、自分の作業状況を説明する際、曖昧な表現では、具体的な作業の進み具合がわかりません。正確な情報提供をしてください。

2. 報告の方法
報告内容の事前整理がとても重要になります。
整理には「5W2H」の観点を用いると、必要な事項だけを抜け漏れなく報告できます。
When(いつ)
Where(どこで)
Who(だれが)
What(何を)
How(どのように)
How Much(どのくらい)

3. 報告のタイミング
タイミングをつくるコツは「用件にかかる所要時間を予め示す」ことです。
「○○についてご報告がありますが、今△△分ほどよろしいでしょうか?」と聞いてみます。「素早く簡潔に」を意識し、「5W2H」を用いて報告を行う場合、実際にかかる報告時間は、ほとんどの場合は1~2分程度で済みます。

4. トラブルの時の報告
悪い内容こそ、最優先で報告します。自分でなんとかしようと抱え込んだままでいたら、事態が悪化してしまったというのは最悪のパターンです。
トラブルを防ぐためのコツ
①経過・中間・結果の3種類の報告を習慣づける。
②早めの報告
③主観的な意見や不確かなことを伝えない
④早く伝わる手段で行う(直接会う、電話など)

報告・連絡・相談すべて相手がいることです。相手にわかりやすいようにするのが大切です。

 

【 連絡(レン) 】

1. 連絡のポイント
連絡の原則は、他者から他者へ必要事項を正確に伝えることです。そのため伝達事項を正しく把握しなくてはいけません。ここでも5W2Hの原則に則り、各事項を確認していけば情報の取りこぼしを防ぐことができます。

2. 連絡のための3原則
連絡を行うために必要な行動三原則が「確認」、「復唱」、「記録」です。
連絡を受けた時は、その場で必ず復唱して相手に確認し、内容の記録を習慣づけるだけで、大抵の連絡ミスは防げるようになります。

3. 連絡の伝達方法
連絡を伝える方法は、電話、メール、FAX、口頭、メモなど様々ですが、内容の緊急度によって適切な方法を選ぶことが重要です。緊急度の高いものほど直接の対話で伝えることが基本です。

報告・連絡・相談すべて相手がいることです。相手にわかりやすいようにするのが大切です。

 


【 相談(ソウ)】

1. 相談のポイント
仕事上の相談は、次のような2つの目的分けられます。
「上司や先輩の判断を仰ぐ」と「不明な点を教えてもらう」
難しい状況に陥った際、自分の勝手な判断や思い込みで作業を進めるのではなく、上長や先輩に相談し、その助言に基づいて行動する方が良い結果につながることが多いです。

2. 相談時の注意事項
・トラブルに関する相談はすぐに行う。
・必要な情報を簡潔に伝え、言い訳や不確定要素はいれない。
・同じことは何度も相談しない。

3. 相談の手順
①要件を伝える
伝えたい事柄が複数なら、案件の数を伝えましょう。
⇒○○の件についてご相談したいことが2件あります

②相談内容を明確に伝える
遠まわしな説明は省き、意見を求めたいポイントのみ伝えましょう。
⇒1点目は○○についてです。××の部分が分からないのですが。

③自分の意見を加え、その認識が正しいかをYes/Noで確認する
自分の考えを伝え、その認識で作業を進めて問題ないかを確認することで、相談された側は、一旦Yes/Noだけで回答が可能になり、それ以上時間を使わせずに済みます。
⇒私としてはこのように進めようと考えていますが、いかがでしょうか?

報告・連絡・相談すべて相手がいることです。相手にわかりやすいようにするのが大切です。